System do głosowania z obsługą prawnika, zdalne i tajne - Zdalne Walne

26 czerwca 2020

Wprowadzone niedawno przepisy ułatwiają działalność spółkom. Wiele osób zastanawia się jednak, czy podczas głosowań online możliwe jest zapewnienie tajności, która wymagana jest zarówno statutowo, jak i ustawowo. W związku z tym, w dzisiejszym wpisie przybliżymy nieco ten temat.

Proponowane rozwiązania, system do głosowania?

Jeszcze kilka tygodni temu eksperci wskazali, że najlepszym rozwiązaniem na zachowanie tajności głosowania będzie uczynienie z notariusza osoby, która byłaby odpowiedzialna za zebranie głosów od wspólników czy akcjonariuszy. Taka osoba, z racji wykonywanego zawodu jest człowiekiem godnym zaufania. Poza tym, nie zależy jej na konkretnym rozstrzygnięciu głosowania. Jednak, jakiś czas temu opublikowano rekomendację dobrych praktyk notarialnych, pod którą podpisała się Krajowa Rada Notarialna. W dokumencie tym widnieje następujący zapis:

„w obecnym stanie prawnym trudno jest uznać za dopuszczalne, że np. notariusz mógłby być gwarantem zapewnienia tajności głosowania poprzez fakt, że posiadając informacje o sposobie głosowania określonej osoby, nie mógłby ich ujawnić ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy, o który mowa w art. 18 par. 1 Prawa o notariacie”.

Podsumowując, wariant, w którym głosy zbiera notariusz, jest niedopuszczalny.

Oczywistym jest, że głosowania przez elektroniczny system do głosowania mają walor tajności jedynie wtedy, gdy żadna z głosujących osób nie będzie wiedziała, jaki głos oddali pozostali. Zdaniem dr Radosława L. Kwaśnickiego – partnera zarządzającego w Kancelarii RKKW – Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy oraz członka Komisji ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego działającej przy Ministerstwie Aktywów Państwowych – spółka może powierzyć procedurę liczenia głosów swemu pracownikowi lub osobie trzeciej, wykonującej zawód zaufania publicznego. Taka osoba powinna zostać zobowiązana do zachowania poufności oraz przestrzegania obranej procedury.

Jak to wygląda w praktyce? Jaki system do głosowania wybrać?

W trakcie posiedzenia przewodniczący powierza wcześniej wyznaczonej osobie liczenie głosów, które jednak są szyfrowane przez przewodniczącego. Dla przykładu, uchwałę nr 1 oznacza jako #, nr 2 jako &, nr 3 jako % itd. Każdorazowo szyfruje się również głosy, wskazując na przykład, że 0 to głos wstrzymujący się, 1 głos za, a 2 przeciw uchwale. Następnie przewodniczący zarządza, że głosy mają zostać wysłane do odbiorcy jedynie w formie znaków i cyfr. Dzięki temu odbiorca głosów nie wie, co kryje się pod daną uchwałą. Liczy więc wyniki, które tak naprawdę nic mu nie mówią, a następnie przekazuje informacje do przewodniczącego. Ten, znając klucz, bez problemu rozszyfruje i ogłosi rzeczywiste wyniki.

Ocena eksperta, wspr. Systemu do głosowania

Adwokat i wspólnik kancelarii Płonka Ozga oraz ekspert do spraw prawnych BCC, Radosław Płonka twierdzi, że model głosowania zdalnego opisany powyżej jest właściwy. Uważa on jednak, że:

„nawet prostsze rozwiązania powinny być akceptowalne (…) wariant, w którym wysyła się swój głos na adres e-mail obsługiwany przez odbiorcę głosów niebędącego pracownikiem spółki, nawet w nieszyfrowany sposób, powinien być akceptowalny; istotą uchwalenia nowych, skądinąd bardzo potrzebnych i dobrych przepisów, było przecież stworzenie ułatwień dla spółek, a nie skomplikowanie ich działalności”