Rada nadzorcza to organ niezbędny do funkcjonowania spółki czy innego podmiotu prawnego. Bez względu na sytuację rada tego typu musi się spotykać, by utrzymać ciągłość działalności przedsiębiorstwa. W czasach pandemii koronawirusa spotkania rad nadzorczych przenoszą się na łącza internetowe, w tym artykule przedstawimy więc jak zorganizować radę nadzorczą online.
Trudny czas
Klasyczne rady nadzorcze spotykają się w określonych normach prawnych i mają wyznaczony schemat przebiegu. Wyznacza ona przewodniczącego, członków zarządu, uchwala statut osoby prawnej oraz podejmuje najważniejsze decyzje poprzez głosowanie. Jednak okres pandemii wymagał wprowadzenia zmian z racji niemożności przeprowadzenia tradycyjnych spotkań rad nadzorczych.
Sytuacja związana z pandemią wymusiła organizację spotkań spółek kapitałowych oraz rad nadzorczych za pomocą łączy internetowych, spotkań określanych jako rady nadzorcze online. Jako że prawo nie określa dokładnego sposobu organizacji rad nadzorczych spółek, nie ma przeciwwskazań do organizacji tego typu spotkań przez Internet – konieczne jest tylko aby rada tego typu była zgodna z regulaminem spółki.
Jak przeprowadzać radę nadzorczą online?
Organizacja rady nadzorczej online wymaga bezpiecznej, ujednoliconej i skonkretyzowanej aplikacji do tego typu wydarzeń. Próby organizacji takich wydarzeń na łączach serwisów portali społecznościowych nie mogą się udać z powodu słabej jakości i przeciążenia takich portali. Organizacja takich wydarzeń za pośrednictwem mediów społecznościowych nie jest też zbyt bezpieczna gdyż zabezpieczenia nie są najwyższej jakości i mogą stać się łatwym celem ataku hakerów.
Rada nadzorcza online może być natomiast realizowana w aplikacji Zdalne walne. Jest to profesjonalna aplikacja umożliwiająca bezpieczne spotkanie całego zarządu spółki. Aby jednak użyć tego typu aplikacji, w regulaminie spółki czy firmy musi znaleźć się zapis o możliwości przeprowadzenia spotkania rady nadzorczej online. Aby wprowadzić zapis do regulaminu nie ma jednak potrzeby spotykania się wszystkich udziałowców czy członków zarządu. Wystarczą ważne podpisy każdego z nich, które mogą być dostarczone pocztą.
W przypadku, gdy regulamin umożliwia już realizację takiego spotkania online wystarczy je zamówić. W systemie należy wybrać datę, opłacić spotkanie oraz powiadomić udziałowców o terminie. Program ma zabezpieczenia więc nie padnie ofiarą hakerów, nie ma też ograniczeń frekwencyjnych więc w zgromadzeniu będzie mogła wziąć udział całość zarządu. Dodatkowym atutem jest fakt, iż po zakończeniu spotkania organizator ma dostęp do pełnej analityki i statystyk związanych z przebiegiem rady.
