Czym jest zdalne walne - Zdalne Walne

28 września 2020

Aplikacja ZdalneWalne jest innowacyjnym narzędziem umożliwiającym zdalne przeprowadzenie wszelkich posiedzeń organów kolegialnych osób prawnych, w tym przede wszystkich spółek kapitałowych, jak również spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji, a nawet administracji publicznej

Aplikacja ZdalneWalne

Aplikacja ZdalneWalne została opracowana jako odpowiedź na zapotrzebowanie rynku, które w sposób szczególny ujawniło się w kontekście  pandemii COVID-19, kiedy to przemieszczanie stało się w znaczącym stopniu utrudnione czy niejednokrotnie wręcz niemożliwe.

Dzięki zmianie przepisów, która weszła w życie w dniu  31 marca 2020 r. w ramach tzw. tarczy antykryzysowej zdalne przeprowadzenie Zgromadzenia Wspólników oraz posiedzenia Rady Nadzorczej nie wymaga co do zasady zmiany umowy spółki.

Dzięki technologii zastosowanej przy tworzeniu aplikacji ZdalneWalne organizacja i obsługa zgromadzeń wspólników, posiedzeń Rad Nadzorczych czy walnych zgromadzeń akcjonariuszy może zostać w całości przeprowadzona na odległość. Nasza aplikacja spełnia przy tym wszelkie wymagania prawne przewidziane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa w zakresie niezbędnym dla ważności podejmowania uchwał i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Aplikacja Zdalne Walne umożliwia przeprowadzenie posiedzeń organów kolegialnych przy zachowaniu“stacjonarnej” obecności (tzn. obecności w miejscowości będącej siedzibą spółki lub innej miejscowości wskazanej w statucie lub umowie spółki) jedynie Przewodniczącego oraz ewentualnie protokolanta/notariusza, pozostali uczestnicy mogą wtedy przebywać w dowolnym miejscu na świecie.

W kontekście zgromadzeń wspólników spółki z o.o. czy walnych zgromadzeń akcjonariuszy spółek akcyjnych podstawą dla odbycia zdalnego zgromadzenia jest jedynie wcześniejsze przyjęcie przez Radę Nadzorczą, a w razie jej braku, przez wspólników, regulaminu zasad udziału w tak przeprowadzanym zgromadzeniu. Do uchwalenia regulaminu wystarczająca jest przy tym  pisemna zgoda wspólników reprezentujących bezwzględną większość głosów (nie jest konieczne odbycie zgromadzenia).

Analogicznie w zakresie zdalnego przeprowadzenia walnych zgromadzeń, uchwalone przepisy przewidują możliwość wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w działaniach pozostałych organów spółki tj. Zarządu oraz Rady Nadzorczej. Tą drogą mogą być podejmowane uchwały obu organów, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej.

Zdalne walne – System do głosowania

System głosowania aplikacji ZdalneWalne, w połączeniu z dowolnym komunikatorem do komunikacji audio-wizualnej,  został skonstruowany w ten sposób, iż zapewnia między innymi:

– możliwość weryfikacji tożsamości głosujących osób,

– bezpieczne oddanie głosu,

– “tajność – w przypadkach, gdy wymagane jest głosowanie niejawne,,

– wyłączenie uczestnika od głosowania,

– wykonywanie głosowania osobiście lub przez pełnomocnika.

Oprogramowanie pozwala na wygenerowanie z systemu: listy obecności oraz raportu zawierającego porządek obrad oraz przebieg głosowania nad poszczególnymi uchwałami.

Uchwały podjęte podczas zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością umieszcza się w księdze protokołów w postaci transkrypcji elektronicznego zgromadzenia wspólników przygotowywanej przez protokolanta. Do transkrypcji protokołu należy ponadto dołączyć dowody zwołania zgromadzenia wspólników przez Zarząd oraz ewentualny zapis audio-wideo odbytego zgromadzenia wspólników. Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują już natomiast wymogu dołączenia listy obecności z osobistymi podpisami uczestników zgromadzenia, bowiem o obecności lub nieobecności poszczególnych wspólników świadczy zapis audio-wideo lub wyciąg z oprogramowania.

Natomiast w przypadku walnego zgromadzenia akcjonariuszy (spółki akcyjnej) niezmiennie istnieje wymóg uczestnictwa notariusza w miejscu przeprowadzenia zgromadzenia, w którym to sporządza on protokół, a jeżeli przewodniczący zgromadzenia będzie znajdował się w innym miejscu niż notariusz, to po stronie przewodniczącego zachodzi konieczność złożenia podpisu na wymienionym protokole w obecności notariusza, co może uczynić w innym terminie.

Podsumowanie:

Omawiane zmiany przepisów w zakresie rozszerzenia możliwości zdalnych posiedzeń organów kolegialnych zostały wprowadzone przede wszystkim z myślą o zapewnieniu niezakłóconego przebiegu funkcjonowania spółek prawa handlowego w okresie pandemii. Niemniej jednak zmiany te mają charakter permanentny i można przypuszczać, że w niedalekiej przyszłości przeprowadzanie zdalnych walnych zgromadzeń czy posiedzeń przy pomocy wykorzystania środków komunikacji elektronicznej stanie się regułą, a nie wyjątkiem. Spółki kapitałowe w celu zapewnienia swojej konkurencyjności powinny możliwie sprawnie dostosować się do zmieniającej się rzeczywistości, co stanowić będzie dla nich nie tylko oszczędność środków finansowych i czasu, ale pozwoli na działania z dowolnego miejsca na świecie przy zachowaniu wszelkich prawem wymaganych wymogów.