Rygor i forma podejmowania uchwał Walnego Zgromadzenia Wspólników oraz uchwał Rady Nadzorczej w spółkach kapitałowych
Uchwały Zgromadzenia Wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i Walnych Zgromadzeń w spółce akcyjnej dotykają fundamentalnych materii w prawie spółek handlowych:
– powołanie organów spółki,
– wyrażenie zgód na dokonywanie czynności przez spółkę,
– zmiana umów, i statutów spółek,
– podwyższenie kapitału zakładowego,
– dopłaty
– przeobrażenia organizacyjne (połączenia, podziały, przekształcenia).
Zgodnie z art. 17 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych, jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę, ustawa wymaga stosownej uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.
Prawidłowe zwołanie i przeprowadzenie zgromadzenia wspólników jest zatem elementem kluczowym dla funkcjonowania każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a potencjalne nieprawidłowości mogą być przedmiotem m.in. powództwa o uchylenie uchwały wspólników, które w ostatecznym rozrachunku może doprowadzić niemal do całkowitego paraliżu funkcjonowania spółki.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uchwały wspólników, wymagają m.in. czynności prawne wymienione w art. 228 k.s.h., takie jak:
– zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
– nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
– zwrot dopłat wspólnikom.
Z kolei art. 229 k.s.h. stanowi, że umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą jej kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 tys. złotych, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki.
Należy mieć na uwadze, iż wątpliwy skład zarządu rodzi daleko idące konsekwencje zarówno dla spółki, jak i dla samych członków zarządu, zaczynając od możliwości zakwestionowania ważności czynności prawnych dokonywanych przez błędnie reprezentowaną spółkę, a kończąc na niejasnych zasadach odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki.
Konieczne jest zatem, przed dokonaniem czynności prawnej przez spółkę kapitałową, upewnienie się, czy do dokonania danej czynności prawnej, nie jest wymagane uzyskanie uchwały odpowiednio wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, a następnie przeprowadzenie odpowiedniego posiedzenia w sposób odpowiadający wszelkim przewidzianym przez umowę spółki i przepisy prawa wymogom.
Powyższe uwagi w pełni zachowują swoją aktualność w zakresie zwołania zdalnych zgromadzeń wspólników spółki z o.o., do których niezbędne jest zachowanie szeregu wymogów.
W celu zapewnienie prawidłowego przebiegu zgromadzenia wspólników w trybie zdalnym, po pierwsze Rada Nadzorcza spółki lub wspólnicy (jeżeli w spółce nie funkcjonuje rada nadzorcza) muszą uchwalić stosowny regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków porozumienia się na odległość.
Po drugie zwołując walne zgromadzenie wspólników należy określić informacje:
– o trybie posiedzenia tj. przy wykorzystaniu środków porozumienia się na odległość i sposobie uczestnictwa w tymże zgromadzeniu poprzez wskazanie zindywidualizowanego programu/aplikacji jaki będzie niezbędny do udziału w zgromadzeniu,
– o możliwości i sposobie zabierania głosu w trakcie tego zgromadzenia,
– o trybie wykonywania prawa głosu,
– o trybie i formie wniesienia sprzeciwu do uchwał.
Podsumowanie:
Prawidłowe zwołanie i przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. przy wykorzystaniu środków porozumienia się na odległość jest konieczne dla ważności wszystkich uchwał o fundamentalnym znaczeniu dla funkcjonowania spółki i pewności obrotu gospodarczego. Nawet drobne uchybienia natury formalnej mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami finansowymi, a wręcz zagrozić istnieniu samej spółki. Sami natomiast członkowie zarządu de facto mogą być powołani w sposób nieprawidłowy, co skutkuje tym, iż spółka może w ogóle nie posiadać reprezentacji w postaci Zarządu, a wszystkie działania są całkowicie prawnie nieskuteczne.
Wszystkie wymienione ryzyka usuwa zastosowanie właściwego narzędzia do odbycia legalnego i w pełni skutecznego Walnego Zgromadzenia Wspólników lub posiedzenia Rady Nadzorczej na odległość umożliwiającego:
– stworzenie listy obecności i potwierdzenie uczestnictwa wszystkich osób,
– głosowanie za pośrednictwem pełnomocnika
– odbycie głosowań tajnych
– odbycie głosowań jawnych
– stwierdzenie przyjęcia każdej z uchwał
– złożenie sprzeciwu do uchwały
– wydruk raportu z głosowania nad uchwałami.
